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La gestione dei processi di assistenza tecnica e di manutenzione programmata coinvolge diverse risorse aziendali e diverse fasi di gestione, l’obiettivo di ogni azienda, indipendentemente che sia individuale o più strutturata,  dovrebbe essere quello di agevolare lo smistamento e l’organizzazione del flusso delle informazioni raccolte fin dall’inizio della richiesta di intervento.

Le fasi di gestione si posso sintetizzare in:

1.    Registrazione  della richiesta  intervento

2.    Gestione pianificazione interventi su chiamata e/o a contratto(programmati  su scadenza)

3.    Assegnazione dei Tecnici o Fornitori(esterni)

4.    Evasione intervento da parte del tecnico (compilazione del rapporto d’ intervento)

5.    Caricamento dati ore manodopera, materiali, note descrittive o misurazioni, ..

6.    Pre-fattura o Fatturazione interventi extra e/o contratti assistenza

La nostra esperienza, ha permesso di identificare diversi processi di gestione delle assistenze tecniche, che dipendono non solo dal tipo di cliente finale (cliente Consumer privato, Aziende terziario avanzato, industria, Enti) , ma anche dal tipo di impianto di manutenzione in gestione  e/o di apparecchiature o macchinario.

Nel seminario daremo diversi spunti di gestione organizzativa ed esempi di strumenti informatici nati per risolvere e semplificare concretamente tali gestioni.

Di seguito alcuni spunti di gestione e problematiche che andremo ad affrontare con soluzioni:

Personale addetto alla gestione delle chiamate e pianificazione interventi

·         Semplificare la registrazione della richiesta sia di clienti nuovi , che di clienti già gestiti

·         Agevolare la fase di Assegnazione del tecnico secondo principi di efficienza : maggiore appuntamenti giorno grazie a minor distanza Km tra un appuntamento ed un altro.

·         Agevolare le telefonate in uscita/entrata e la comunicazione con cliente finale. ( conferme appuntamento  a mezzo email, sms, ..

·         Agevolare la verifica immediata delle informazioni sul cliente: storico interventi, insolvenze , tipo apparecchiature, attività a contratto,…

Responsabile delle Manutenzioni

·         Identificare rapidamente le attività critiche (interventi in ritardo e non evasi)

·         Gestire le assegnazioni e/o le modifiche di pianificazione delle attività secondo priorità

·         Supportare nella gestione delle richieste dei materiali/Ricambi per l’evasione interventi

·         Verifiche e programmazione acquisti ricambi e materiali in base al periodo dell’anno.

Tecnici/ fornitori

·         Agevolarli nel trovare le informazioni degli appuntamenti presi (Agenda condivisa)

·         Facile reperimento di informazioni quali: ubicazione apparecchiatura/Impianto, storico interventi avvenuti precedentemente, promemoria attività da svolgere, manuali e documentazione

·         Agevolare la compilazione del rapporto intervento ore e note materiali

·         Ricordare l’importo da incassare (in caso di interventi su privati)

Amministrazione e/o addetto ai consuntivi

·         Agevolare  la rendicontazione dei prezzi da fatturare al cliente finale: costo orario in base a regole, ricarico o prezzo sui ricambi, diritto di chiamata (se applicato) , costi km rimborso, ..

·         Riepilogo incassi  e controllo per Tecnico contanti , assegni, carte (per chi lavora per privati)

·         Controllo fatture Fornitori/terzisti  per quadrature con interventi effettuati realmente(per chi ha personale esterno a P.iva o terzisti)

Titolare / Direzione aziendale

·         Supervisionare con indicatori e lo stato produttività ed efficienza del reparto assistenza

·         Analizzare il livello di servizio erogato (p.e tempi di evasione medi)

·         Redditività aziendale per tipo cliente/impianto/contratto,….

·         Reperire velocemente informazioni

Cliente finale
(Privato, amministrazione condominio, Immobiliari, terziario avanzato, industria, Ente, contractor)

·         Avere una gestione del feedback stato avanzamento evasione attività

·         Analizzare il livello di servizio erogato ai sui clienti( contractor, amministratore codominio,..)

·         Stato del proprio impianto ( livello di inefficienza, costo di gestione/livello ammortamento))

·         Documentazione in regola con le norme vigenti in base al tipo impianto

Questo è solo un primo elenco di problematiche più sentite in base all’interlocutore che si occupa del processo di assistenza.

La nostra esperienza maturata ormai  in molti settori , ci permette anche di aver affrontato richieste molto particolari, risolvendo ed innovando i processi attraverso competenza e anche innovando con la fornitura di strumenti informatici innovativi  e personalizzabili, il seminario darà alcuni spunti, ma siamo disponibili anche ad un confronto  personale attraverso  a primi briefing in conferenza online per analizzare le vostre richieste e quindi dare soluzioni da subito risposte e soluzioni concrete.

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Attenzione la data è il 3 Maggio ore 09:00
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Gian Paolo Guerrini  LinkedIn

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